Privacyprotocol SVWA 

In dit document is vastgelegd hoe de Stichting Vrienden van Wester-Amstel (SVWA) omgaat met de aan haar toevertrouwde (persoons)gegevens. Ook is de privacyverklaring van de stichting opgenomen en staat beschreven hoe de privacyverklaring onder de aandacht wordt gebracht van allen die met de stichting van doen hebben.
 

Persoonsgegevens 

De stichting kent donateurs, vrijwilligers die geen donateur zijn, en relaties (personen of organisaties waarmee de stichting contact onderhoudt).
De stichting SvWA registreert de volgende gegevens van donateurs: 

1. Voorletters
2. Voorvoegsel
3. Achternaam
4. Adres
5. Postcode
6. Woonplaats
7. Indien opgegeven: telefoonnummer(s)
8. Indien opgegeven: E-mailadres
9. Betaalwijze donatie (zelf overmaken, incasso of anders)
10. IBAN bankrekeningnummer

Deze gegevens zijn door de betrokkenen zelf beschikbaar gesteld, bijvoorbeeld via het aanmeldingsformulier in de folder over de vriendenstichting of op de website.
Van vrijwilligers en relaties worden de door hen zelf aangeleverde gegevens a t/m h geregistreerd.

 

Administratie
De hierboven beschreven gegevens zijn geregistreerd in het programma Davilex Club, dat beheerd wordt door de secretaris. Het draait op de PC in zijn huis, die beveiligd is met een wachtwoord dat alleen aan hem en zijn echtgenote bekend is. Periodiek wordt er een backup van de administratie gemaakt op een externe harde schijf, die bewaard wordt in een kast.
Als iemand zich afmeldt, worden de gegevens nog drie jaar bewaard voor administratieve verantwoording en als er achteraf nog vragen zijn. (Betalingsgegevens (bankafschriften) worden conform de betreffende wet zeven jaar bewaard.)

Gebruik van de gegevens

De gegevens worden gebruikt voor

- Mailings van de secretaris, de penningmeester of de PR-medewerker aan de opgenomen personen of instanties.
- Het bijhouden van de ontvangen donaties door de penningmeester. Daartoe ontvangt deze een Excel-bestand met de namen en donatiegegevens van de donateurs.
- De jaarlijkse incasso van donaties. Hiertoe wordt in Davilex een incassobestand gemaakt, dat naar de ING-bank gestuurd wordt.
- Het contact tussen de vrijwilligers van de verschillende werkgroepen en de coördinator van de betreffende werkgroep.
  Daartoe ontvangt de laatste een Excel-bestand met de namen en contactgegevens van de vrijwilligers van de werkgroep.
- Aankondigingen van activiteiten per e-mail.
- Contact met individuele personen indien nodig.

De secretaris en de penningmeester zijn verantwoordelijk voor een adequate en veilige opslag en beheer van de persoonsgegevens. 

 

Website

De website is SSL-gecertificeerd.
Bij bezoek aan de website worden geen cookies geplaatst.

 

Privacyverklaring

De Stichting Vrienden van Wester-Amstel legt van haar donateurs, vrijwilligers en relaties gegevens vast zoals naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres, en, indien nodig,  bankrekeningnummer, die noodzakelijk zijn voor het contact met hen en voor de inning van de donaties.

Alle aan ons toevertrouwde informatie wordt door ons vertrouwelijk behandeld. Uw adres en/of e-mailadres wordt uitsluiten door ons gebruikt voor de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen, zoals het innen van de incasso’s of het toezending van informatie, zoals jaarverslagen en nieuwsbrieven. Uw gegevens worden niet aan derden beschikbaar gesteld. 

Aan onze bank (ING) verstrekken wij uw gegevens uitsluitend voor de verwerking van door u afgegeven incassomachtigingen.

Onze website is SSL-gecertificeerd. Indien u gebruik maakt van het contact- of aanmeldingsformulier op de website, worden uw gegevens versleuteld verzonden.

Afmelden voor aankondigingen.
U kunt zich te allen tijde afmelden als donateur, vrijwilliger of relatie, of u afmelden voor aankondigingen van activiteiten per e-mail door per brief, e-mail of telefoon contact op te nemen met de secretaris.
Ook adreswijzigingen of andere wijzigingen kunt u op deze wijze doorgeven.
De contactgegevens van de secretaris zijn:
Stichting Vrienden van Wester-Amstel
p/a Amsteldijk-Noord 55
1183 TE Amstelveen
T: 020-6716254
E: secretaris@wester-amstel.nl